Comptabilité pour les non-comptables : les bases expliquées simplement
La comptabilité est un domaine essentiel pour toute organisation, qu'elle soit petite ou grande. Elle permet de suivre, d'enregistrer et de résumer les transactions financières d'une entreprise, mais elle est souvent perçue comme un domaine complexe réservé aux experts.
Pourtant, la comptabilité aide les entreprises, les personnes impliquées dans la gestion administrative, à comprendre leurs situations financières, à prendre des décisions éclairées et à se conformer aux obligations légales.
Que vous soyez assistant(e) administratif(ve), manager ou entrepreneur, voici un guide simplifié pour maîtriser les fondamentaux de la comptabilité.
1. Pourquoi la comptabilité est-elle importante ?
La comptabilité est le langage des affaires.
Elle permet de :
- Suivre les flux d’argent : La comptabilité permet de savoir où va l’argent et d’où il vient. Elle permet de suivre les revenus et les dépenses
- Prendre des décisions éclairées : la comptabilité fournit des informations financières précises et à jour qui permettent de prendre des décisions concernant les investissements, les expansions, les réductions de coûts ...
- Se conformer et respecter obligations légales et fiscales : La comptabilité permet de préparer et de soumettre les déclarations de manière précise et temps voulu (déclarations fiscales, TVA, etc).
- Communiquer avec les parties prenantes : Elle facilite la transmission des informations financières aux parties prenantes internes ou externes, ce qui est essentiel pour attirer des inverstisseurs, obtenir des prêts auprès des banques, ou établir des partenariats.
2. Les principes de base de la comptabilité
2.1 - Les états financiers principaux
En comptabilité, les états financiers principaux sont des documents essentiels qui résument la situation financière, la performance et les flux de trésorerie d'une entreprise.
Les trois états financiers principaux sont :
👉 Le bilan comptable
Le bilan représente la situation financière de l’entreprise entreprise à un moment donné (une photographie de la situation financière, à un moment donné).
Il se compose de deux parties :
- l'Actif : ce que l’entreprise possède (immobilisations, stocks, créances clients, etc.).
- le Passif : ce que l’entreprise doit (dettes, capitaux propres, etc.).
ACTIF = PASSIF
Exemple : Si une entreprise a un ordinateur (actif) acheté à crédit (passif), cela apparaît au bilan.
Pour plus d’explications, voir l’article « Décrypter votre bilan comptable et boostez votre entreprise avec des ratios clés »
👉 Le compte de résultat
Le compte de résultat montre la performance financière de l’entreprise avec les revenus et les dépenses sur une période (mois, trimestre, année) qui est généralement un exercice comptable. Il permet de déterminer le bénéfice ou la perte.
Il se divise en :
- Produits (ou revenus) : revenus générés par les activités de l’entreprise (ventes, prestations de services) -> comptes de la classe 7
- Charges : dépenses engagées pour générer ces revenus (salaires, loyer, fournitures...) -> comptes de la classe 6
Le calcul du résultat est obtenu en soustrayant les charges des produits :
RÉSULTAT = PRODUITS – CHARGES
Si le résultat est positif, l’entreprise réalise un bénéfice. S’il est négatif, l’entreprise subit une perte.
Exemple : Imaginez que vous gérez une petite entreprise :
- Vous vendez un produit pour 500 € (c'est un produit)
- Vous achetez des matières premières pour 200 € (c'est une charge).
- Vous payez un loyer de 300 € (c'est une charge)
Votre compte de résultat sera :
Produits : 500 €
Charges : 200 € + 300 € = 500 €
Résultat : 500 € - 500 € = 0 € (équilibre).
👉 Le tableau de flux de trésorerie
Le tableau de flux de trésorerie montre les entrées et les sorties d’agent (les mouvements de liquidités) sur une période donnée.
Il est particulièrement utile pour comprendre la liquidité de l'entreprise et sa capacité à générer des flux de trésorerie
👉 Les annexes
Bien que non considéré comme un état financier principal, ce document complète les informations fournies dans le bilan, le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie.
Il fournit les détails supplémentaires, les explications et les précisions sur les méthodes comptables utilisées, les évènements exceptionnels,…
2.2 - La notion de débit et crédit
En comptabilité, chaque transaction financière est enregistrée dans les livres comptables.
Les transactions sont classées et résumées dans des comptes spécifiques.
- Classe 1 : Comptes de capitaux
- Classe 2 : Comptes d'immobilisations
- Classe 3 : Comptes de stocks et en-cours
- Classe 4 : Comptes de tiers
- Classe 5 : Comptes financiers
- Classe 6 : Comptes de charges
- Classe 7 : Comptes de produits
Pour chaque transaction, il y a toujours une écriture au débit et une écriture au crédit : c’est ce que l’on appelle la « partie double » :
- Débit : augmentation des actifs ou diminution des passifs -> enregistré dans la colonne de gauche
- Crédit : diminution des actifs ou augmentation des passifs -> enregistré dans la colonne de droite
Il doit y avoir un équilibre des comptes :
TOTAL DÉBIT = TOTAL CRÉDIT
Exemples :
Exemple 1 : Achat de fournitures de bureau (c'est une charge)
Transaction : L'entreprise achète des fournitures de bureau pour 500 € et paie comptant.
Débit : Compte 606 - Achats non stockés (fournitures de bureau) : 500 €
Crédit : Compte 53 - Caisse : 500 €
Exemple 2 : Vente de marchandises (c'est un produit)
Transaction : L'entreprise vend des marchandises pour 1 000 €, le client paie comptant.
Débit : Compte 53 - Caisse : 1 000 €
Crédit : Compte 701 - Ventes de marchandises : 1 000 €
Exemple 3 : Enregistrement d'une facture de son comptable (c'est une charge)
Transaction : L'entreprise reçoit une facture du comptable de 800 €.
Débit : Compte 622 - honoraires : 800 €
Crédit : Compte 401 - Fournisseurs : 800 €
Exemple 4 : Règlement de la facture de son comptable
Transaction : L'entreprise règle la facture du comptable de 800 € par chèque.
Débit : Compte 401 - Fournisseurs : 800 €
Crédit : Compte 512 - Banque : 800 €
3. Les documents essentiels pour tenir une comptabilité
Pour tenir une comptabilité complète et conforme, plusieurs documents sont essentiels.
- Des pièces justificatives : Documents originaux qui prouvent la réalité et la validité des transactions comptables (factures émises pour les ventes ou reçues pour les achats, contrats…). Ces pièces sont indispensables en cas de contrôle fiscal
- Relevés bancaires : pour vérifier les entrées et sorties d’argent.
- Grand livre : C’est le registre où sont enregistrées toutes les transactions comptables, classées par compte. Il permet de suivre les mouvements de chaque compte et de préparer les états financiers.
- Journal comptable : C’est un journal où sont enregistrées toutes les opérations comptables de manière chronologique.
- Balance des comptes : C’est la liste des soldes de tous les comptes à une date donnée. Elle est utilisée pour vérifier l’équilibre des comptes et préparer le bilan.
- États financiers principaux : Bilan, compte de résultat, tableau de flux de trésorerie.
4. Conseils pour les non-comptables
- Formez-vous : des formations en ligne ou des tutoriels peuvent vous aider.
- Collaborez avec un expert-comptable : pour les tâches complexes ou les déclarations fiscales.
- Automatisez : utilisez des logiciels pour gagner du temps et éviter les erreurs.
- Restez organisé : classez vos documents (factures, relevés bancaires) pour faciliter la saisie.
Conclusion
En maîtrisant ces bases, vous serez mieux armé(e) pour comprendre les enjeux financiers de votre organisation, collaborer avec les comptables et prendre des décisions éclairées.
La comptabilité n’est pas réservée aux experts : avec un peu de pratique, elle devient un outil puissant pour tous les professionnels !
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AUTEURE…
Isabelle Boulein
J'espère que vous avez trouvé cet article instructif et enrichissant.
Je suis ravie d'avoir pu partager ces informations avec vous, en espérant qu'elle vous ont été utiles.
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